SINAR- Era industri 4.0 yang sudah di depan mata menuntut semua untuk bergerak lebih cepat agar dapat menyesuaikan diri. Media sosial seperti twiter facebook instagram whats up maupun website saat ini telah menjadi corong terdepan dalam memberikan informasi kepada masyarakat. Melihat perubahan zaman yang sedemikian cepat tersebut melatarbelakangi tim humas dan publikasi IAIN Surakarta untuk menambah pengetahuan ke Universitas yang lebih senior dan berpengalaman.
Pilihan tersebut jatuh pada Universitas Islam Negeri (UIN) Sunan Gunung Djati (SGD) Bandung. Selain karena memang sama-sama berada dibawah naungan Kementerian Agama, UIN SGD Bandung merupakan salah satu universitas terbaik dalam hal pengelolaan kehumasan dan media sosial.
Field study tersebut dipimpin langsung oleh kepala subbagian humas dan publikasi IAIN Surakarta Kusnianto, S.E. yang didampingi oleh beberapa staf humas. Kegiatan tersebut diselenggarakan selama tiga hari pada 18-20 Oktober.
Kunjungan field study kali ini selain mempererat silaturahmi yang telah terjalin antara IAIN Surakarta dan UIN SGD Bandung juga sebagai upgrading staf humas mengenai tata kelola kehumasan baik dari SOP, Protokoler maupun media sosial yang dikelola humas UIN SGD Bandung, terlebih dalam beberapa waktu kedepan IAIN Surakarta akan segera bertransformasi menjadi UIN, ujar Kusnianto. Selain itu Kusnianto juga mengungkapkan terima kasih kepada rekan-rekan dari humas UIN SGD yang telah menerima dan menyambut kehadiran IAIN Surakarta dengan mewah, tuturnya.
Kasubag Humas UIN SGD Bandung Drs. H. Rohman Setiawan didampingi staf humas Helmi Kahfi, yang berkesempatan menyambut kehadiran dari tim Humas IAIN Surakarta menyampaikan terima kasih karena telah menyempatkan waktu untuk berkunjung di UIN SGD Bandung, semoga dengan adanya kunjungan ini dapat mempererat tali silaturahmi dan meningkatkan kerjasama antar lembaga dibawah naungan Kementerian Agama, ungkapnya.
Selanjutnya acara diisi dengan diskusi santai yang menambah keakraban diantara kedua belah pihak. Helmi kahfi staf humas UIN SGD Bandung menjelaskan, hampir semua kegiatan yang ada di UIN SGD Bandung mulai dari kunjungan tamu dari luar, kegiatan pimpinan rektorat, kegiatan fakultas hingga kegiatan UKM Mahasiswa, humas terlibat di dalamnya mulai dari awal pra-acara sampai akhir acara, tuturnya. Helmi juga mencontohkan alur sebuah acara dimulai dari surat masuk yang diterima oleh humas mulai dari surat yang langsung diantar ke meja humas atau yang melalui email kemudian diteruskan ke bagian umum untuk dibuat disposisi dilanjutkan ke kepala biro kemudian isi disposisi tersebut diteruskan kepada unit terkait yang dikoordinasikan oleh bagian humas. Bahkan setiap acara yang tidak dikoorninasikan dengan bagian humas, pemilik acara tersebut bisa ditegur oleh pimpinan, tambah helmi.
Karena mau sebaik apapun acara yang dibuat kalau humas tidak terlibat didalamnya semua akan menjadi sia-sia karena acara tersebut tidak bisa terpublikasi keluar, disitulah kenapa peran humas menjadi penting. Besar kecilnya sebuah institusi tergantung pada branding dari humas, sambung helmi.
Menanggapi hal itu, Kusnianto menyampaikan kalau humas di IAIN Surakarta baru sebatas liputan-liputan acara saja belum sampai terlibat dari awal sampai akhir, surat-surat masuk pun dikelola masing-masing unit, belum satu pintu melalui humas, jadi seringkali ketika ada acara humas tidak mengetahui acara tersebut, tiba-tiba di telpon suruh segera ke lokasi untuk meliput, tak jarang acara-acara banyak yang tidak tercover oleh humas karena berbenturan jadwal dengan acara yang lain. Dengan adanya penjelasan dari humas UIN SGD Bandung dapat memberikan masukan untuk humas maupun pimpinan yang ada di IAIN Surakarta.
Diskusi yang semakin seru tersebut membuat semua yang hadir dalam ruang biro AAKK saling sahut-sahutan dalam menyampaikan gagasan masing-masing untuk saling memberi masukan. Tak ketinggalan kasubag humas UIN SGD Bandung juga mengatakan sebegitu pentingnya bagian humas setiap rapat pimpinan humas selalu dilibatkan didalamnya. Karena humas merupakan corong terdepan yang mengetahui keluhan-keluhan baik dari internal maupun eksternal kampus sehingga dapat membantu dalam menentukan arah kebijakan pimpinan, ungkap beliau.
Beliau mencontohkan seperti penyelenggaraan PBAK 2017 kemarin, dalam rapat pimpinan, humas memberikan masukan agar dalam penyelenggaraan PBAK dibagi menjadi dua sesi, karena resiko nya tinggi bila tetap diselenggarakan secara langsung, ngeri rasanya melihat 6000 mahasiswa baru yang dikumpulkan jadi satu, ungkap Rahman. Akhirnya penyelenggaraan PBAK di tahun berikutnya dibagi menjadi dua sesi atas saran dan masukan dari humas yang selalu berada dilapangan.
Setelah dirasa cukup dalam membicarakan tata kelola humas di masing-masing institusi, diskusi berganti topik mengenai media sosial yang dikelola oleh humas. Dari pihak UIN SGD Bandung menyampaikan bahwa, karena semua acara yang ada di UIN terkoordinasi oleh humas, publikasi kegiatan melalui media sosial juga lebih terkondisikan dengan baik, semua data yang ada di UIN juga diketahui oleh humas, jadi ketika ada haters menyerang medsos kita bisa diredam dengan data-data yang konkrit maupun ketika ada pertanyaan ataupun keluhan dari wartawan atau masyarakat semua dapat di handle oleh humas. Selain itu berita-berita yang berisi kegiatan pimpinan selalu kita cetak dan dibukukan setiap satu bulan sekali, sehingga pimpinan tahu dalam satu bulan ini kegiatannya apa saja.
Menanggapi hal itu Mahendra Gustaf staf humas IAIN Surakarta menyampaikan, untuk pengelolaan media sosial hampir sama dengan yang ada di UIN SGD Bandung bedanya hanya kegiatan-kegiatan yang ada di IAIN Surakarta banyak yang masih sendiri-sendiri, belum melibatkan humas sehingga kita bingung kalau ada bentrok acara maupun pertanyaan-pertanyaan dari masyarakat atau wartawan, belum satu pintu di humas, ungkapnya.
Mahendra kemudian menanyakan masalah keprotokoleran yang ada di humas UIN SGD Bandung, seperti apa pelaksanaan dan kewenangannya?
Menjawab hal itu pihak UIN SGD Bandung menyampaikan pihak protokoler selalu datang lebih awal sebelum pimpinan hadir, kemudian hasil kegiatan tersebut dilaporkan ke staf humas yang lain agar dibuat berita dan di publikasikan di media sosial dan website. Kemudian mengenai kewenangan humas di UIN SGD Bandung ada banyak seperti semua kunjungan yang datang ke UIN SGD Bandung menjadi tugas humas, kemudian Sosialisasi PMB sampai dengan PBAK, Wisuda, Upacara Hari Besar, Pelantikan, dll. Humas banyak terlibat hampir di semua kegiatan namun semua harus tetap berkoordinasi dengan unit-unit terkait agar saling bersinergi dan tetap saling menghargai.
Kemudian mengenai permasalahan-permasalahan yang terjadi di IAIN Surakarta terkait dengan belum terkoordinirnya setiap kegiatan yang ada disana, pihak UIN SGD Bandung memberikan masukan agar dibentuk grup khusus whats up, agar dapat saling memberikan informasi mengenai kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan unit-unit lain maupun fakultas, sehingga semua tetap dapat terkontrol oleh humas.
Acara field study tersebut kemudian ditutup dengan pemberian kenang-kenangan bagi humas keduabelah pihak dilanjutkan dengan foto bersama. Semoga pertemuan ini menjadi awal yang baik, mempererat persaudaraan antar instansi dilingkungan Kementerian Agama dan menjadikan manfaat bagi kedua belah pihak. (Zat/ Humas Publikasi) #BanggaIAINSurakarta #SuksesAPT-A