Oleh: Dr. H. Muhammad Munadi, M.Pd (Wakil Rektor II Bidang Administrasi Umum Perencanaan dan Keuangan)
Pengantar
Pertemuan penggerak arsip nasional beberapa hari yang lalu menjadi tonggak lanjutan bahwa Perguruan Tinggi harus sangat perhatian terhadap nasib arsip yang dimiliki. Hal ini dikarenakan seperti yang dinyatakan oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (MenPANRB) bahwa arsip merupakan tulang punggung reformasi birokrasi. Bahasa agamanya arsip bisa dijadikan alat muhasabah atau introspeksi sejauh mana lembaga berjalan dan seperti apa hasilnya setiap tahun dan setiap tahap. Seperti firman Allah Surat al Hasyr ayat 18:
يَا أَيُّهَا الَّذِينَ آمَنُوا اتَّقُوا اللَّهَ وَلْتَنْظُرْ نَفْسٌ مَا قَدَّمَتْ لِغَدٍ ۖ وَاتَّقُوا اللَّهَ ۚ إِنَّ اللَّهَ خَبِيرٌ بِمَا تَعْمَلُونَ
Hai orang-orang yang beriman, bertakwalah kepada Allah dan hendaklah setiap diri memperhatikan apa yang telah diperbuatnya untuk hari esok (akhirat); dan bertakwalah kepada Allah, sesungguhnya Allah Maha Mengetahui apa yang kamu kerjakan.
Semangat ini menunjukkan bahwa introspeksi itu penting bagi seseorang maupun kelembagaan. Introspeksi diri ini sangat penting dalam kerangka perbaikan secara individual maupun kolektif. Hasil muhasabah atau introspeksi bisa dijadikan untuk perbaikan dan peningkatan mutu Lembaga. Posisi yang sangat strategis ini dikarenakan menurut Sekretaris Jenderal Mahkamah Konstitusi bahwa arsip sebuah Lembaga mendasarkan diri pada ICT baik secara teknis maupun cara kerjanya. ICT secara teknis bahwa arsip haruslah berbasiskan information, communication dan technology dengan memiliki spirit integrity, clean, dan trust-worthy. Gambarannya sebagai berikut:
Gambar 1. Arsip Berprinsip pada 2 ICT
Dua pernyataan di atas bisa mengubah pandangan yang dipaparkan oleh Blobaum (2017) ketika mereview buku Engaging with Records and Archives: Histories and Theories bahwa Archives are typically imagined as a file morgue, that dusty place to which papers, records, and other collections are deposited for permanent storage. Arsip biasanya dibayangkan sebagai a file morgue, tempat berdebu yang menyimpan kertas, catatan, dan koleksi lainnya disimpan untuk penyimpanan permanen. Pandangan lampau tentang arsip memang semacam itu akan tetapi saat ini dan masa datang akan, sedang dan sudah berubah drastis karena menurut dua perguruan tinggi tertua di Amerika Serikat bahwa arsip bermakna collects, organizes, preserves pada Harvard University. Sedangkan Columbia University arsip identify, appraise, collect, describe, preserve. Arsip bermakna mengumpulkan, mengatur, melestarikan, mengidentifikasi, menilai, dan menggambarkan baik secara kelembagaan maupun secara pribadi. Pemaknaan ini berimplikasi bahwa ketika ada arsip diperlukan kelembagaan, aktivitas, sarana prasarana sekaligus anggarannya. Ketiga locus ini, jika berjalan baik akan bisa melestarikan rekaman progress dari tahun ke tahun sebuah Lembaga.
Secara kelembagaan di Indonesia, Lembaga arsip di perguruan tinggi wajib dibentuk sesuai perintah UU Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pada Paragraf 4 Arsip Perguruan Tinggi Pasal 27 menyatakan:
- Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi (LKPT).
- Perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi.
- Pembentukan arsip perguruan tinggi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
- Arsip perguruan tinggi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari:
a. satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi; dan
b. civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi.
UU ini diperkuat dengan Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pada Pasal 11 ayat 4 menyebutkan bahwa, “Lembaga kearsipan perguruan tinggi bertanggung jawab melakukan pembinaan kearsipan terhadap satuan kerja pada rektorat, fakultas, civitas akademika, dan/atau unit kerja dengan sebutan lain di lingkungan perguruan tinggi”. Hal ini lebih ditegaskan lagi tentang bentuk organisasinya tercantum dalam Pasal 134 yang berbunyi:
(1) Unit kearsipan yang dibentuk oleh perguruan tinggi negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 127 ayat (3) huruf d berada di lingkungan sekretariat perguruan tinggi negeri.
(2) Unit kearsipan perguruan tinggi negeri dibentuk secara berjenjang yang terdiri atas: a. unit kearsipan I sebagai unit kearsipan perguruan tinggi yang dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi; b. unit kearsipan II berada pada satuan kerja di lingkungan sekretariat rektorat, fakultas, civitas akademika, dan satuan kerja dengan sebutan lain; dan c. unit kearsipan pada jenjang berikutnya dibentuk sesuai dengan kebutuhan perguruan tinggi.
(3) Tugas dan tanggung jawab unit kearsipan diatur lebih lanjut oleh pimpinan perguruan tinggi masingmasing.
(4) Pembentukan susunan organisasi, fungsi, dan tugas unit kearsipan pada perguruan tinggi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Amanat ini jika diimplemetasikan oleh PT, akan menjadikan LKPT semakin kuat karena dasar hukumnya mengharuskan PT menyokong dari sisi kelembagaan, sumber daya manusia, sarana prasarana, serta anggaran akan bisa menyamai Lembaga arsip seperti yang terjadi di 2 perguruan tinggi di Amerika Serikat. Perguruan tinggi tersebu adalah Harvard University dan Columbia University.
Belajar Lembaga Kearsipan di Harvard University dan Columbia University
Mengapa dua perguruan tinggi ini yang dijadikan contoh karena usia yang relative matang dalam pengelolaan arsipnya. Sejak kelahiran perguruan tinggi ini sudah peduli terhadap arsip. Gambaran usianya sebagai berikut:
Tabel 1. Usia Berdiri Perguruan Tinggi
Tabel tersebut mendasarkan pada pernyataan menarik pada website salah satu universitas tertua tersebut. The Harvard University Archives is the oldest and one of the largest institutional academic archives in the nation. The Archives collects, organizes, preserves, and provides access to a comprehensive record of more than 375 years of life at Harvard. Selama 375 tahun Universitas Harvard bisa memelihara arsip dan bahkan kalau diukur ketinggiannya sampai 51.000 kaki atau 1.554.480 cm (15.544,8 m). Betapa perguruan tinggi ini sangat “greteh” (Bahasa Jawa) dalam mengelola arsip bertahun-tahun dari yang sederhana yaitu diary sampai yang sangat komplek.
Pernyataan yang sama juga dinyatakan website Columbia University Archives bahwa arsip perguruan tinggi to preserve the institutional memory of Columbia University from its founding in 1754 to the present-day….. University records which document the evolution of the University in all its variety including its contributions to teaching and research; the development of schools, academic departments and programs, institutes, and administrative units; campus life; public service; and the University’s role in the history of the metropolitan, national, and international communities.
Kerja luar biasa lembaga kearsipan perguruan tingginya merawat arsip beratus-ratus tahun sehingga masih bisa dimanfaatkan untuk pengembangan perguruan tingginya. Dua pernyataan di atas mendasarkan pada arsip eleltronik pada kedua website perguruan tinggi dengan alamat berikut:
Tabel 2. Alamat Website Perguruan Tinggi
Alamat website tersebut menunjukkan bahwa adanya penyatuan antara lembaga perpustakaan dengan Lembaga arsip. Ini bisa diinisiasikan di Lembaga ini. Bahkan waktu layanannnya sangat panjang. Gambarannya sebagai berikut:
Tabel 3. Waktu Layanan Lembaga Kearsipan
Waktu layanan lebih Panjang Universitas Columbia dibandingkan dengan Universitas Harvaard. Universitas Harvard melayani pelanggan hanya 6 jam dari Hari Senin sampai dengan Jumát. Sedangkan Universitas Columbia di Hari Senin melayani selama 10,45 jam, Selasa – Jumát melayani sampai dengan 7 jam. Waktu layanan yang panjang dikarenakan koleksi yang lebih banyak. Gambarannya sebagai berikut:
Tabel 4. Koleksi Arsip Dua Perguruan Tinggi
Adopsi dari kedua perguruan tinggi di atas bisa segera direalisasikan oleh PTKI dimulai dari yang mudah dan tersedia. Hal yang mudah dan sederhana tersebut harus sesuai kebutuhan program studi dan perguruan tinggi.
Akreditasi Versi Baru dan Kebutuhan Arsipnya
Kebutuhan riilnya terletak pada penyiapan dan kesiapan akreditasi yang mendasarkan pada Akreditasi Program Studi (APS) dengan memakai 9 kriteria. Gambarannya sebagai berikut:
Tabel 5. Kebutuhan Kriteria Satu sampai Sembilan dan Dokumen yang Harus Ada
Tabel di atas jika direlasikan antara kriteria dengan kebutuhan dokumen akan terlihat seperti tabel berikut ini:
Tabel 6. Dokumen yang Diperlukan dalam APS Versi 4.0
Ada 68 dokumen yang diperlukan untuk akreditasi program studi. Masih ada kriteria 9 yang gambarannya dapat dilihat sebagai berikut:
Tabel 7. Kebutuhan Kriteria Sembilan dan Dokumen yang Harus Ada
Tabel di atas jika dikorelasikan antara kriteria 9 dengan kebutuhan dokumen akan terlihat seperti tabel berikut ini:
Tabel 8. Dokumen Pada Kriteria 9 yang Diperlukan dalam APS Versi 4.0
Kriteria 9 diperlukan dokumen sebanyak 6 buah yang diperlukan untuk akreditasi program studi. Berarti diperlukan minimal 72 Dokumen sesuai 9 kriteria akreditasi program studi versi 4.0. Dokumen yang ada tidak hanya berbentuk printed saja, tetapi juga berbentuk softcopy dan di-on line-kan di website program studi dan perguruan tinggi. Kondisi ini akan berdampak positif pada pengembangan dan perwujudan good and clean university governance. Wallahu a’lam.
Referensi
https://emeritus.library.harvard.edu/university-archives
https://library.columbia.edu/locations/cuarchives/about.html
Paul M. Blobaum (2017). Engaging with Records and Archives: Histories and Theories. J Med Libr Assoc. 2017 Jul; 105(3). https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC5490712/
Sekretaris Jenderal MK. (2019). Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD):Dari Mitos Ke Etos. Makasar : ANRI