Bg

ARSIP PERGURUAN TINGGI: UPAYA PENGEMBANGAN KREDIBILITAS DAN AKUNTABILITAS

Diterbitkan tanggal 8 Mei 2017

Oleh: Dr. Muh. Munadi, M.Pd
(Wakil Rektor II, Bidang Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan)

Dalam setiap  akreditasi baik tingkatan perguruan tinggi maupun program studi diyakini disusun berdasarkan pada arsip-arsip yang dimilikinya. Dari arsip Standar 1. Visi, misi, tujuan, dan sasaran, serta strategi, Pencapaian, Standar 2. Tata pamong, kepemimpinan, sistem, pengelolaan, dan penjaminan mutu, Standar 3. Mahasiswa dan lulusan, Standar 4. Sumber daya manusia, Standar 5. Kurikulum, pembelajaran, dan suasana Akademik, Standar 6. Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi, sampai Standar 7. Penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama. Ketika proses desk evaluation belum terlihat keberadaan arsip yang dimiliki, akan tetapi ketika proses visitasi oleh asesor BAN PT akan terlihat bukti arsip yang dimiliki. Semakin lengkap maka reputasinya semakin baik.

Begitupula ketika ada pemeriksaan kegiatan ataupun program yang dibiayai oleh pemerintah dari Inspektorat  Jendral (Irjen), BPK ataupun BPKP – arsip sangat menentukan kredibilitas sebuah lembaga. Disinilah pentingnya kepemilikan arsip yang lengkap. Semakin lengkap kepemilikan akan berdampak pada akuntabilitas dan kredibilitas sebuah lembaga. Penelitian A. Chinyemba and  P. Ngulube  (2005:15) menunjukkan bahwa The study indicated that the University Archives was playing a limited role in the management of current records in the creating units. Studi tersebut menunjukkan bahwa arsip universitas masih memainkan peran yang terbatas dalam pengelolaan catatan terkini.

Kasus yang terjadi di perguruan tinggi di luar negeri bisa menjadi pelajaran bagi perguruan tinggi dalam negeri. Maka disinilah pentingnya arsip di semua lembaga apapun baik milik pemerintah maupun non pemerintah. Pentingnya arsip, fungsional arsiparis sekaligus lembaga kearsipan di perguruan tinggi dinyatakan dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Pasal 1 pada Undang-Undang tersebut dinyatakan Arsip Perguruan Tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi.

Pernyataan tersebut menunjukkan bahwa perguruan tinggi perlu membuat lembaga arsip mandiri. Hal  ini dikarenakan perguruan tinggi memiliki dokumen dalam bentuk rekaman kegiatan atau peristiwa yang  sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Arsip yang dimiliki juga cukup beragam di perguruan tinggi. Inventarisasi arsip  berdasar sumberdaya perguruan tinggi, diantaranya:

Tabel 1. Identifikasi Sumber Daya dan Jenis Arsip

Sumber Daya

Jenis Sumber Daya Arsip

Jenis Arsip

Man

Mahasiswa Intrakurikuler Input, Proses Output, Outcome
Kokurikuler Input, Proses Output, Outcome
Ekstrakurikuler Input, Proses Output, Outcome
Dosen Kepegawaian Input, Proses Output, Outcome
Kinerja Input, Proses Output, Outcome
Tenaga Kependidikan Kepegawaian Input, Proses Output, Outcome
Kinerja Input, Proses Output, Outcome

Money

Pendapatan Estimasi Input, Proses Output, Outcome
Realisasi Input, Proses Output, Outcome
Belanja Estimasi Input, Proses Output, Outcome
Realisasi Input, Proses Output, Outcome

Knowledge

Dosen Pengajaran Input, Proses Output, Outcome
Penelitian Input, Proses Output, Outcome
Pengabdian Masyarakat Input, Proses Output, Outcome
Tenaga Kependidikan Kinerja Pekerjaan Input, Proses Output, Outcome
Karya Ilmiah Input, Proses Output, Outcome

Tabel di atas kalau diterjemahkan ke dalam standar nasional perguruan tinggi dapat digambarkan sebagai berikut:

Tabel 2. Jenis Arsip Berdasar Standar Nasional Pendidikan Tinggi

No

Standar

Jenis Arsip

1. Standar Isi Input, Proses Output, Outcome
2. Standar Proses Input, Proses Output, Outcome
3, Standar Kompetensi Lulusan Input, Proses Output, Outcome
4. Standar Pendidik  
5. Standar  Tenaga Kependidikan Input, Proses Output, Outcome
6. Ketersediaan Sarana dan Prasarana Pendidikan Input, Proses Output, Outcome
7. Pengelolaan Input, Proses Output, Outcome
8. Standar Pembiayaan Input, Proses Output, Outcome
9. Standar Penilaian Input, Proses Output, Outcome
10. Standar Penelitian Input, Proses Output, Outcome
11. Standar Pengabdian Kepada Masyarakat Input, Proses Output, Outcome

 

Dua tabel di atas menunjukkan bahwa perguruan tinggi ragam arsipnya sangat banyak sehingga diperlukan lembaga, orang yang mengurus arsip (arsiparis), dan ruang/gedung khusus untuk penyimpanan arsip yang memadai. Arsip yang ada awalnya sebagai sebuah dokumen penting berubah memiliki nilai guna kesejarahan bagi lembaga. Sejarah reputasi lembaga bisa terlacak dari arsip yang dimiliki (dari surut ke pasang dan dari pasang ke surut sebuah lembaga).

Urgensi Perguruan Tinggi (PT) harus memiliki arsip, personalia arsiparis beserta lembaganya diamanatkan oleh Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pada pasal 145 menyatakan:

  1. Perguruan tinggi negeri wajib membentuk lembaga kearsipan perguruan tinggi yang berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi yang melaksanakan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi.
  2. Lembaga kearsipan perguruan tinggi negeri wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan kerja pada rektorat, fakultas, civitas akademika, dan unit dengan sebutan lain di lingkungan perguruan tinggi negeri.

Pernyataan peraturan tersebut menunjukkan bahwa PT milik pemerintah wajib mendirikan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT). Lembaga ini bisa diinisiasi oleh IAIN Surakarta dengan cara memperluas fungsi UPT Perpustakaan menjadi unit yang melayani bahan pustaka sekaligus arsip IAIN Surakarta. Pemikiran ini diterapkan karena mendasarkan pada sejarah yang pernah dilakukan China ketika mengembangkan ilmu kerasipan mendasarkan pada ilmu perpustakaan. Hal ini merujuk pada tulisan Qiuhui Xiao, Xiaojuan Zhang, and Ju Qiu (tth: 666) bahwa China’s archival higher education was derived from library science higher education; came under the influence of library science education in terms of teaching staff, curriculum, and teaching content; and combined China’s traditional education in compilation science and modern library science education. Pendapat ini menunjukkan bahwa pendidikan tinggi kearsipan merupakan turunan, di bawah pengaruh serta kompilasi sain dan pendidikan ilmu perpustakaan modern. Pernyataan tersebut bisa menjadi dasar kemungkinan pembukaan program studi baru yaitu ilmu perpustakaan sekaligus ilmu kearsipan di lembaga ini.  Pembukaan program studi terutama ilmu kearsipan kalau didirikan di lembaga ini menjadikan satu-satunya Perguruan Tinggi Keagamaan Islam (PTKI)  yang peduli pada teori dan praksis ilmu kearsipan. Hal ini menjadi sejarah baru bagi Kementerian Agama.

Langkah inipun diyakini akan di-supprort oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). ANRI sangat memerlukan penambahan tenaga ahli arsip di seluruh Indonesia, dikarenakan semua  lembaga baik milik pemerintah maupun swasta memerlukan tenaga ahli ini.

Dalam pemenuhan tenaga pengelola arsip bisa dimulai dengan pemberdayaan para Jabatan Fungsional Umum Aparatur Sipil Negara (JFU ASN) untuk  mau berubah menjadi Jabatan Fungsional Tertentu (JFT) arsiparis. Karena jumlah ASN yang terbatas di IAIN Surakarta bisa ditempuh melalui penunjukan tenaga kontrak tiap satu fakultas/lembaga/UPT satu orang pengelola arsip. Dengan demikian sudah terlihat lembaga beserta personalianya. Ketika sudah siap infrastrukturnya maka LKPT sudah bisa secara resmi berdiri di lembaga ini.

Wallahu A’lam.

Daftar Pustaka

Chinyemba and P. Ngulube. (2005). Managing records at higher education institutions: a case study of the University of KwaZulu-Natal, Pietermaritzburg Campus. South African Journal of Information Management Vol.7(1) March 2005. http://sajim.co.za/index.php/SAJIM/article/download/250/241

Qiuhui Xiao, Xiaojuan Zhang, and Ju Qiu. ( ). China’s Archival Higher Education: Its Features, Problems, and Development. The American Archivist. http://americanarchivist.org/doi/pdf/10.17723/aarc.74.2.80940722780101p7?code=same-site

Dan lainnya.

 

Komentar ditutup.